La optimización de procesos para la creación de valor y los Sistemas de Conciliación Unica
La mejora en la ejecución de procesos y tareas administrativas asignados a la unidad de tesorería supone una liberación importante de recursos que pueden ser aplicados a la consecución de los objetivos, que por su componente de gestión y creación de valor, deben dar a la tesorería un papel determinante dentro de cualquier organización.
Los sistemas de conciliación única pueden mejorar considerablemente los recursos técnicos y humanos destinados a estas tareas.
Podemos enumerar tres grandes objetivos de la unidad de tesorería:
1. Análisis y seguimiento de los flujos de cobros/pagos de la Compañía para garantizar su liquidez en el tiempo.
2. Elección de instrumentos y decisiones que optimicen el resultado financiero y minimicen el riesgo de su gestión.
3. Optimización de los recursos técnicos y humanos a su disposición destinados a la ejecución de los procesos y tareas administrativas.
Nos vamos a centrar en este último punto dado que de el depende, en buena medida, la consecución de los dos anteriores.
Al respecto nos podemos hacer las siguientes preguntas.
• ¿Estamos destinando el tiempo necesario al análisis a medio y largo plazo de las necesidades de tesorería?
• ¿Estamos dedicando el tiempo necesario a optimizar y medir el valor de nuestra gestión?
• ¿Se pueden mejorar los procesos actuales de forma que permitan desviar recursos a tareas generadoras de valor?
El día a día de la tesorería es complejo, donde conviven tareas administrativas recurrentes y con escasa aportación de valor con las propias tareas de análisis y gestión que, para bien o para mal, tienen una incidencia directa en la cuenta de resultados de la compañía, sin posible enmienda o lo que es más grave sobre las mismas recae la solvencia de la empresa para atender los compromisos de pago adquiridos.
Todos tenemos una cosa clara, se necesitan más recursos orientados a la gestión, pero, ¿de donde los sacamos…?
Nuestras primeras acciones deberían ir a reasignar los recursos destinados a tareas administrativas.
Encontramos una serie de limitaciones que condicionan esta movilización de recursos:
1. Algunas tareas administrativas, no aportan valor pero son de obligado cumplimiento y sujetas a procedimientos internos y normativa.
2. Deben realizarse en tiempo y forma correcta para no incurrir en errores que afecten a la toma de decisión o de registro contable.
3. En algunos casos se carece de herramientas informáticas aplicadas a estos procesos, es decir se siguen realizando de forma manual. En otros casos, aunque dotados de dichas herramientas estas no se han adaptado a la evolución o crecimiento de la Empresa.
¿De que procesos administrativos estamos hablando?
Fundamentalmente de tres:
1. Proceso de Conciliación de apuntes contables y bancarios para la obtención de los documentos de conciliación.
2. Proceso destinado a la conciliación de apuntes bancarios y previsiones contables para la obtención de la posición de tesorería a corto y medio plazo.
3. Procesos destinados al registro contable de las operaciones bancarias: Cobros, pagos, intereses y comisiones, traspasos, etc.
¿Qué entendemos por un sistema de Conciliación única?
Conjunto de herramientas tecnológicas y procedimientos administrativos, que posibilitan ejecutar en un solo proceso la conciliación de movimientos contables y bancarios con la obtención de la posición diaria de tesorería en fecha valor.
Actualmente los Sistemas de Gestión de Tesorería abordan de manera bastante eficiente dichos procesos administrativos pero de forma aislada e independientes entre si.
Es verdad que aportan mejoras importantes como la supresión de cuentas transitorias o sub cuentas contables donde registrar los apuntes en virtud de su código común y propio para su conciliación automática con los movimientos bancarios.
Es verdad que pueden abordar los procesos conciliatorios de forma diligente, con porcentajes aceptables de automatización, minimizando errores y optimizando los recursos destinados al desempeño de dichas tareas que de otra forma sería difícil de imaginar.
Pero no es menos cierto, que abordar dichos procesos de forma independiente supone una duplicidad de tareas cuyo efecto en cada organización debería ser objeto de valoración:
• Duplicidad en la integración de extractos bancarios.
• Duplicidad de interfaces con los sistemas contables.
• Duplicidad en los procesos de conciliación: para la obtención de la posición contable y la posición de tesorería en valor.
El impacto en la implantación de un sistema de conciliación única, así como el mayor o menor número de operaciones que participen de este proceso común dependerá de factores como los canales o instrumentos de cobro y pago, como y cuando tiene lugar su registro contable, incluso la propia organización del área de tesorería.
Además un sistema de conciliación único debe permitir:
• Dado que el proceso de conciliación para obtener la posición de tesorería es diario, no esperamos a primeros del mes siguiente al cierre para pegarnos el “atracón” de las conciliaciones contables, estas se van llevando “al día”.
• Una eficiente gestión presupuestaria con la obtención del Estado de Flujos de Caja por el método directo en base a conceptos analíticos o presupuestarios basados en la información contable y no estimaciones.
Al respecto los sistemas de conciliación única presentan una mejora importante frente a los sistemas tradicionales, y es que dicha información queda recogida en la posición contable cuando los apuntes son contabilizados. La Posición de tesorería, sobre la que se basa nuestra gestión diaria y optimización de saldos bajo ningún caso ha de estar condicionada por el retraso que en mayor o menor medida siempre llevará la contabilidad frente a la información bancaria.
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